¿Cómo formalizar una empresa en Colombia?

Por: Danna Stephany Plata Quintero y Laura Natalia Puentes Dávila

Éste artículo va dirigido especialmente a las personas que tienen un espíritu emprendedor y que desean informarse sobre la constitución legal de una empresa en Colombia.

Primero que todo debemos empezar dando a conocer el concepto de empresa.

EMPRESA: Es toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios. Dicha actividad se realizará a través de uno o más establecimientos de comercio. (Art.25 del código de comercio)

La empresa puede ejecutar actividades de naturaleza industrial o productiva; comercial o de prestación de servicios.

ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO: Según el artículo 515 del código de comercio colombiano, «Se entiende por establecimiento de comercio un conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa.

LAS EMPRESAS pueden pertenecer a una SOCIEDAD o a una PERSONA NATURAL, Y ambos pueden tener ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO, éstos son el conjunto de bienes mediante los cuales realizamos las actividades económicas y no van atados al LOCAL COMERCIAL.

I) PARA LA FORMALIZACIÓN LEGAL DE LA EMPRESA SE NECESITAN TRES DOCUMENTOS:

1) RUT: identifica, ubica y clasifica a las personas frente a la DIAN, para el pago de impuestos según sus actividades económicas. (Se tramita en la página de la Dian)

2) REGISTRO MERCANTIL: MATRICULA MERCANTIL: Documento de identificación de los comerciantes, quien ejerza una actividad económica sin éste registro, lo hace de manera informal, ya que éste es el documento que demuestra que una persona cumple con una determinada actividad económica y también le da publicidad a la misma, a fin que los terceros puedan tener la garantía de conocer la persona que presta el bien o servicio y que ésta responda por la prestación optima de los mismos. (Se tramita en cámara de comercio)

3) REGISTRO INDUSTRIAL Y DE COMERCIO: Es el impuesto que se genera por el ejercicio o realización directa o indirecta de cualquier actividad industrial, comercial o de servicios en un determinado municipio y se causa así la persona posea o no establecimiento de comercio. (Se tramita ante la secretaría de Industria y Comercio).


II) PARA LA FORMALIZACIÓN LABORAL

Las empresas deben cumplir con sus obligaciones laborales, salariales y prestacionales.

Están obligadas a vincular a sus empleados a la seguridad social, afiliación a EPS, PENSION Y ARL (cumpliendo con los aportes que le corresponden)

Debe pagar a los trabajadores las prestaciones sociales de ley, que corresponden a:

Las prima de servicios.

Las cesantías, intereses de las cesantías

Y las vacaciones.

lll) RESPECTO A LA FORMALIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD ECONOMICA:

- Si la empresa oferta productos, necesita aprobación del INVIMA, Si oferta servicios no.

- Dependiendo la actividad económica, necesitará una licencia de funcionamiento y/o permiso de la secretaría y/o ministerio del Estado respectivo.

- Ejemplo: La creación de una escuela requiere la licencia de funcionamiento expedida por la secretaría de Educación.

DOCUMENTOS AL DÍA DENTRO DE UNA EMPRESA

1) RUT (aunque no caduca, hay que actualizarlo ante cualquier eventualidad, si se cambia de domicilio o algún dato personal o si el código de la actividad económica cambia o si quiero adicionar otra actividad, etc)

2) Libro de accionistas y libro de actas, al día:

Contiene el día a día de las decisiones que se toman en la empresa. Por ejemplo:

-Modificación de gerente

-Ampliar el objeto social

-cambio de domicilio.

Ese libro se debe registrar en cámara de comercio, llenando un formato.

Cámara de comercio expide un certificado diciendo qué libros tiene registrados la empresa.

Las reuniones que se hacen los tres primeros meses del año se deben registrar en el libro de accionistas.

3) Libros de contabilidad: Contienen información que debe manejar el revisor fiscal o el contador de la compañía y también debe registrarse en cámara de comercio.

4) RUP: REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES:

Es un registro o certificado de la cámara de comercio, donde dice la experiencia que tiene la empresa en la actividad económica que realiza, qué contratos ha ejecutado, con quienes los ha ejecutado y que capacidad a nivel económico y técnico tiene la empresa para celebrar y realizar un contrato. (Hay que actualizarlo de forma anual)

5) RIT: REGISTRO DE INFORMACIÓN TRIBUTARIA: Se tramita para cumplir con la responsabilidad tributaria ante la secretaria distrital. Se hace también ante cámara de comercio, cuando se constituye la empresa.


Webgrafía

https://www.elempleo.com/co/noticias/noticias-laborales/pasos-para-crear-empresa-en-colombia-1673

https://www.ccb.org.co/Cree-su-empresa/Pasos-para-crear-empresa/Informacion-general-para-creacion-de-empresa